Znaczenie komputera w pracy sekretarki

Ciężko wyobrazić sobie sekretariatu jakiejś instytucji bez sprzętu komputerowego z szerokopasmowym łączem internetowym. Dawniej panie te, gdyż zazwyczaj to kobiety pełnią rolę asystentek, posługiwały się maszyną do pisania. Ręcznie katalogowały każdą notatkę, pismo. Obieg informacji w firmie i wszystkie dokumenty podlegały jej kontroli. Dziś powoli staje się to niemożliwe, mimo tego iż ilość dokumentacji nieustannie wzrasta. Przede wszystkim przechowywanie ważnych dokumentów w szafie staje się przez to utrudnione, gdyż nie każdy dysponuje odpowiednim zapleczem magazynowym, by mieć zawsze dostęp do potrzebnych informacji. Wymagałoby to nie tylko odpowiedniego miejsca, ale też i niezwykłych umiejętności zarządzania dokumentacją, tak by w potrzebie bez zastanowienia sięgnąć po potrzebny akt. Dziś liczy się czas, a niestety nie ma go na mozolne przetrząsanie potężnych archiwów.

Tu wkracza komputer. Jest to nieodzowne narzędzie pracy w każdym sekretariacie. Pisane odręcznie notatki przeszły do historii, gdyż teraz szefostwo może się porozumiewać z pracownikami za pomocą wewnętrznych sieciowych komunikatorów i sprawniej przekazywać instrukcje. Sekretariat poważnej instytucji spełniać musi wiele funkcji. Jest to łącznik pomiędzy górą a zwykłymi pracownikami oraz zewnętrznymi interesantami i kontrahentami. Dlatego też pracownica musi mieć zapewnione odpowiednie narzędzia pracy, które ułatwią jej uporanie się z lawiną obowiązków. W sekretariacie komputery zazwyczaj wyposażone są dodatkowo w drukarkę, modem, skaner. Coraz popularniejsze stają się tzw. urządzenia wielofunkcyjne, które oprócz standardowych możliwości drukowania i kopiowania mają wbudowany w siebie telefon i faks. Dzięki temu sprzęt nie zajmuje zbyt dużo miejsca na biurku i wszystko znajduje się w zasięgu ręki. Każdy dokument archiwizowany jest w odpowiednio oznaczonych folderach na serwerach firmowych. W prosty sposób można do niego dotrzeć bez konieczności przetrząsania sterty dokumentów. Jest to znaczne ułatwienie pracy, co wpływa na efektywność sekretariatu i obniżenie kosztów własnych przedsiębiorstwa. Oczywiście nie znaczy to, ze archiwa znikają. Oczywiście nadal standardowo przechowuje się dokumentację w formie papierowej. Jednak na komputerach znajdują się ich kopie, do których łatwo jest dotrzeć.